Tenda automatiza la generación de contratos y elimina el 90% del proceso manual

Antes de implementar la solución, el proceso era completamente manual. La operación requirió el trabajo de seis asistentes dedicados a recolectar datos y llenar hojas de cálculo Excel, además del envío del documento para su validación tributaria, lo que podría demorar hasta tres días dentro del SLA definido. También hubo retrabajos recurrentes, con ajustes, correcciones y reenvíos en diferentes etapas, además de transformación manual de archivos a PDF, configuración para firma, seguimiento de envíos y consultas diarias al sistema para verificar el estado de las llamadas y volver a adjuntar documentos cuando fuera necesario.

Este escenario generó importantes cuellos de botella para la operación. El plazo mínimo para enviar un CT a firma era de 7 a 8 días, había una dependencia constante de validaciones por simples errores de llenado, altos costos operativos con personas enfocadas en tareas manuales y riesgo legal y operativo, ya que, sin un contrato firmado, el proveedor no podía ingresar a la obra ni recibir el pago. El impacto también se extendió a la cadena operativa, con presión de proveedores y equipos exigiendo la finalización de los procesos. En el flujo anterior, el ciclo completo entre la apertura del ticket y su cierre tardaba 14 días.

Para afrontar este escenario, MadeinWeb estructuró una solución de automatización de contratos respaldada por servicios gestionados de AWS, organizando el alcance en cinco frentes principales:

• Integración de datos

• Procesamiento y análisis

• Generación automática de los Términos de Contrato (TC)

• Firma digital

• Gobernanza de errores

La arquitectura propuesta consolidó, en un flujo unificado, etapas que anteriormente se ejecutaban de forma fragmentada. La ingestión y centralización de los datos se realiza mediante Amazon S3, que actúa como Data Lake, recibiendo información de múltiples fuentes corporativas y sistemas externos (anonimizados), incluyendo ERPs, plataformas internas y APIs gubernamentales. La orquestación y preparación de estos datos quedan a cargo de AWS Glue, responsable de extraer, transformar y estandarizar la información.

En la capa analítica, Amazon Redshift se utiliza para procesamiento a gran escala, permitiendo consultas eficientes y la aplicación de reglas fiscales y contractuales. El procesamiento complementario y la ejecución de lógicas específicas — como validaciones de registro e integraciones con servicios externos — son soportados por instancias de Amazon EC2, garantizando flexibilidad computacional.

A partir de esta base estructurada, el sistema realiza automáticamente verificaciones de situación de registro y tributaria, define parámetros contractuales y genera los documentos de forma estandarizada y digital. Este modelo reduce significativamente las intervenciones manuales, aumentando la consistencia, velocidad y confiabilidad del proceso, independientemente de las fuentes de datos involucradas.

La solución también incorpora una robusta capa de gobernanza y observabilidad con el uso de Amazon CloudWatch, que permite monitorear ejecuciones, registrar logs, identificar fallas y activar alertas en tiempo real. Los errores son categorizados y dirigidos automáticamente a los responsables, elevando la trazabilidad y la eficiencia en el tratamiento de desviaciones operativas.

En el desarrollo, el recorrido se estructuró en etapas claras: ingestión de datos desde las diversas fuentes, validación por las áreas fiscal y de suministros, implementación de la lógica de generación de contratos, automatización del flujo de firma digital y realización de pruebas integradas. La arquitectura final evidencia una fuerte integración entre usuarios, sistemas corporativos y servicios AWS, formando un ecosistema escalable, gobernado y altamente automatizado.

Además, el alcance del proyecto va más allá de la entrega inicial, incorporando un modelo robusto de servicios gestionados. Esto incluye soporte 24/7, monitoreo proactivo y operación continua del entorno. A través de squads dedicados a la evolución constante de la solución, se garantiza la mejora continua del entorno, asegurando un ciclo de vida activo, optimizado y sustentable incluso después de la fase de desarrollo.

Además de la entrega inicial, el proyecto también contempla un modelo robusto de servicios gestionados, con soporte 24 horas al día, 7 días a la semana, monitoreo proactivo y operación continua del entorno. Con equipos dedicados al soporte y evolución de la solución, Tenda cuenta con mejoras constantes, garantizando que la automatización permanezca activa, optimizada y preparada para acompañar nuevas necesidades del negocio incluso después de la fase de desarrollo.